秘書處也積極推動、落實檔案管理各項業務，並配合國家發展委員會檔案管理局辦理評鑑作業，研定市府年度檔案管理輔導評比計畫，期藉由輔導、評比及獎勵三重機制，全面提升市府檔案管理品質及效能。

秘書處指出，獲獎機關太平區戶政事務所，以生動有趣的「小荔這一家－守戶人生大小事」有聲童書及「檔案知識王」桌遊進行檔案推廣，於「108年國家發展委員會檔案管理局推廣檔案研究應用獎勵活動」受評定為佳作。另自製線上檔案展覽影片12部，於Youtube頻道播出，既節省經費也能以多元方式將線上檔案展推廣給民眾，這次獲得肯定，實至名歸。

豐原地政事務所則首創「公文例稿e點靈」查詢平台，由該所資訊課管理師自行開發，收集、整理、歸納全所各類型經核定的公文例稿，縮短新進人員學習時間，也可擴大資深人員學習領域，大幅提升行政效能。

秘書處表示，市府為健全各機關檔案管理、促進檔案開放與應用，近4年輔導各機關檔案管理屢獲金獎肯定，計有8機關奪得金檔獎、7位同仁獲金質獎殊榮，成果豐碩。期望在市府愈臻完備的檔案管理及輔導機制下，能有更多機關再創佳績，持續締造金獎榮耀。